IUCN - Information pour les organisateurs des activites

Information pour les organisateurs des activites

Resultats du forum : communiquez sur votre évènement!

Le rapport est la responsabilité de chaque organisateur d'événement

Nous mettons tout en œuvre pour faire du Congrès Mondial de la Nature de Barcelone le plus grand succès possible. Beaucoup d’entre vous ont déjà prévu les résultats de vos ateliers. En plus de cela, nous voudrions collecter de façon plus unifiés les résultats du Congrès.

Nous prévoyons de publier un volume de synthèse de référence sur l’état de l’environnement à la fin de 2008, basé sur les résultats du Congrès. Cette publication sera le résultat des différents résultats collectés pendant le Forum.

Contribuez aux résultats du Congrès, communiquez sur les résultats de vos activités!

Nous invitons chaque organisateur d’Atelier ou de Café des Connaissances à compléter et renvoyer un formulaire court et simple. Chaque rapport reçu contribuera aux conclusions du Congrès et au volume de synthèse, et sera publié sur internet, lié à son activité d’origine.

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Nous capturerons aussi les messages contenus dans la centaine de posters présentés pendant le Forum. Un groupe d’employés de l’UICN a été chargé de documenter ces messages pour inclusion dans les résultats généraux, et les meilleures contributions sous forme de posters seront récompensées.

Questions? Commentaire?  FORUMREPORTS@IUCN.ORG

Mediterranean Journey - Colour

Information logistiqueDirectives pour les organisateursDirectives pour les orateurs - Événements presse

Information logistique

Veuillez vous référer à ce document  afin d’avoir plus de renseignements sur la salle allouée pour votre événement ainsi que sur le matériel standard fourni gratuitement par l’UICN. Dû au manque de temps entre 2 sessions, veuillez noter qu’il ne sera pas possible de changer la mise en place, même en payant un coût supplémentaire.

  • Pour de l’équipement ou des services supplémentaires (audio-visuel, techniciens, électricité, mobilier, etc.), à vos frais, merci de compléter le formulaire de commande ci-joint «Equipement et services supplémentaires payants».
  • Pour des demandes de restauration, à vos frais, merci de compléter le formulaire de commande ci-joint “Formulaire de commande pour pause-café”. Dû au déroulement de plus de 25 événements en parallèle et d’entractes très courts, des pauses-café uniquement sont autorisées, dans certaines salles et pour un nombre limité de participants (voir document ci-joint pour plus d’informations). Nous regrettons de vous informer que dans un certain nombre de salles, la restauration n’est pas permise, ceci afin de maximiser la capacité d’audience et de respecter les règles de sécurité et d’évacuation dans les foyers adjacents.

Nous vous rappelons que la restauration et/ou l’équipement/services supplémentaires sont à vos frais, sur demande et selon disponibilité.

Veuillez également noter que dès le 10 septembre une surtaxe de 20% sera ajoutée à tous les prix indiqués.

Veuillez vous référer au document « Questions/Réponses » qui sera constamment mis-à-jour pour toutes les questions spécifiques que vous pourriez avoir concernant le déroulement de votre événement.

Directives pour les organisateurs des ateliers

Les directives générales concernant la préparation de vos événements peuvent être visualisées ici :

Liste de contrôle pour les organisateurs

  • Inscription
    • Tous les organisateurs d’événements doivent être inscrits individuellement au Congrès le 31 juillet au plus tard et un courrier électronique doit être envoyé à congressforum@iucn.org en précisant le numéro d’inscription. Les événements dont les organisateurs ne seront pas inscrits à cette date seront annulés.
    • Les organisateurs des événements doivent assurer l’inscription au Congrès de tous les orateurs, au plus tard, le 12 septembre. Des informations concernant le dépôt des présentations seront fournies ultérieurement pendant l’été.
  • Coordination des orateurs
    • N’oubliez pas de lire la notice de l’UICN concernant les droits de propriété intellectuelle et la faire passer à vos orateurs.
    • Assurez-vous que les orateurs respectent les dates limites d’envoi de leur présentation sur Powerpoint ou de tout autre matériel de support pour votre session.
    • Assurez-vous que les orateurs lisent les instructions en bas
    • Instructions pour les orateurs: merci de communiquer l’information suivante aux orateurs de votre atelier:
      Les orateurs doivent se rendre à la salle de pré-visionnement (étage M1) pour télécharger leur présentation (Powerpoint, etc). Ils peuvent le faire n’importe quand mais au minimum 3 heures avant leur présentation (ou le jour avant si le début de l’atelier est prévu à 09:30).
  • Gestion des événements
    • Dans la mesure du possible, utilisez des approches créatives et engagez les participants à partager leurs connaissances et leur savoir-faire pendant les sessions, afin d’encourager l’entente et le consensus sur les questions débattues.
    • Dans la mesure du possible, soutenez les efforts de l'UICN visant à organiser un Congrès écologique en évitant toute distribution superflue de papier. Faites en sorte que les documents soient disponibles sur Internet et distribuez des cartes de présentation où figurent seulement les titres et les liens vers les documents. Néanmoins, si vous avez besoin de copies imprimées des documents, réduisez à la moitié le poids du papier en imprimant recto-verso sur du papier certifié par le Conseil de soutien de la forêt (FSC) ou sur du papier recyclé. Une liste des imprimeurs certifiés par le FSC se trouvant à Barcelone peut être téléchargée ici.

Directives pour les orateurs

Les orateurs doivent garder à l’esprit qu’il est difficile de retenir l’attention et la participation du public lorsque le programme comprend l’écoute de tout une série de discours. N’oubliez pas non plus qu’avec plus de 700 événements pendant le Forum, il est probable que les thèmes que vous présentez ont déjà été présentés auparavant. Il serait donc utile de:

  • Lisez les instructions de l'UICN pour les orateurs (nouveau!!)
  • Vérifiez quels sont les événements ayant eu lieu avant le vôtre et traitant d’un thème similaire afin d’établir un lien avec ceux-ci.
  • Assurez-vous que vos présentations soient concises et claires et qu’elles laissent du temps pour la participation du public.
  • Gardez à l’esprit le fait que la langue que vous utiliserez peut ne pas être la langue maternelle de la plupart des membres de votre audience. Veillez à parler lentement, de manière claire et à utiliser un vocabulaire facile à comprendre.
  • N’oubliez pas la notice de l’UICN concernant les droits de propriété intellectuelle.
  • Si votre session est interprétée, pensez à lire et prendre en considération les conseils de l’AECI pour les orateurs.
  • Présentation avec Internet (nouveau!!)
    Important: Afin d'éviter toute possibilité de virus, le PC fourni dans la salle de session par l’UICN pour projeter votre présentation pendant le Forum ne sera pas relié à l'Internet. Ceci s'applique uniquement dans les salles de réunion au CCIB et pas à l'hôtel AC Barcelona (Cours d’apprentissage). Veuillez noter que ceci est une correction à l'information précédemment indiquée sur le document de questions et réponses. Plus d'information - voir en bas.
     

Événements presse (Conférences de presse, lancement de livres, séances photos)

Le délai pour envoyer propositions pour les conférences de presse était le 1 septembre 2008. L’UICN publiera le programme final des événements presse avant le 19 septembre.

L’unité de communication de l’UICN prend la décision finale quant à savoir si un événement qualifie ou non pour une conférence de presse.
Cette décision se base sur l’ordre suivant de priorités:

  • Organisations membres de l’UICN.
  • Commissions et membres de commissions de l’UICN
  • Organisations partenaires
  • Autres groupes organisant un événement au Forum (du 6 au 9 octobre)
  • Autres groupes

Les organisateurs d’événements presse doivent fournir la liste des orateurs et le nom de leur affiliation au Secrétariat de l’UICN, ainsi que la liste de tout matériel de presse (conseil presse; communiqués, dossiers de presse) au moins 24 heures avant l’événement de presse programmé.

Présentation avec Internet

Nous recommandons vivement d'insérer dans votre présentation les impressions d'écran (screen shot) de ce que vous souhaitez démontrer (pas en ligne).). Alternativement, si vous devez impérativement relier votre présentation à l'Internet, ceci sera seulement possible :

  • en apportant votre propre ordinateur portable ou en louant à vos propres frais un PC additionnel à € 240.00 + TVA
  • en commandant à vos propres frais une connexion internet 512Kb câblée à € 584.40 + TVA afin d’assurer un signal constant. Alternativement vous pouvez utiliser le wifi gratuit mais le Palais des Congrès avertit que la connection peut être affectée dû au nombre d'utilisateurs connectés simultanément.

Veuillez accepter nos profondes excuses pour le dérangement que l'information incorrecte précédente peut avoir occasionnée.